Pentru acordarea ajutoarelor pentru încălzire , primarii vor transmite agențiilor teritoriale, atât în scris, cât și în format electronic, situația centralizatoare privind titularii ajutoarelor, pe fiecare sistem de încălzire, situație care va conține și venitul mediu net lunar pe membru de familie/al persoanei singure, după caz, și valoarea ajutorului pentru încălzire calculată . În cazul ajutoarelor pentru încălzire , situația centralizatoare se transmite atât în scris, cât și în format electronic și furnizorilor de energie termică în sistem centralizat, de gaze naturale/energie electrică și asociațiilor de proprietari/locatari, caz în care aceasta cuprinde și valoarea ajutorului calculată în condițiile legii, denumirea și datele de identificare ale furnizorului, respectiv codul de client al solicitantului. Dispozițiile primarului conțin numele și prenumele titularului, cuantumul ajutorului pentru încălzire acordat în condițiile prevăzute de lege, perioada de acordare a acestuia, iar în cazul beneficiarilor care utilizează combustibili solizi și/sau petrolieri, și data efectuării plății acestuia.

Pe baza situației intocmite conform legii, furnizorii de energie termică elaborează borderoul centralizator care se transmite primarului pentru certificare și constituie document de plată. După certificare, borderoul se transmite agențiilor teritoriale în vederea decontării și este inclus de către primării în Programul anual de îmbunătățire a eficienței energetice (PIEE), punând în evidență în mod distinct nivelul agregat al consumului energetic rezidențial aferent consumatorilor vulnerabili din total consum energetic rezidențial. Borderoul este certificat si de primar, după primirea de la furnizorul de energie termică

Pentru acordarea suplimentului pentru energie, primarii vor transmite agențiilor teritoriale, atât în scris, cât și în format electronic, situația centralizatoare privind titularii ajutoarelor, pe fiecare sistem de încălzire, situație care va conține și venitul mediu net lunar pe membru de familie/al persoanei singure, după caz, și valoarea ajutorului pentru încălzire calculată . În cazul suplimentului pentru energie , situația centralizatoare se transmite atât în scris, cât și în format electronic și furnizorilor de energie termică în sistem centralizat, de gaze naturale/energie electrică și asociațiilor de proprietari/locatari, caz în care aceasta cuprinde și valoarea suplimentului pentru energie în condițiile legii, denumirea și datele de identificare ale furnizorului, respectiv codul de client al solicitantului. Dispozițiile primarului conțin numele și prenumele titularului, cuantumul suplimentului pentru energie acordat în condițiile prevăzute de lege, perioada de acordare a acestuia.

Pe baza situației intocmite conform legii, furnizorii de energie termică elaborează borderoul centralizator care se transmite primarului pentru certificare și constituie document de plată. După certificare, borderoul se transmite agențiilor teritoriale în vederea decontării și este inclus de către primării în Programul anual de îmbunătățire a eficienței energetice (PIEE), punând în evidență în mod distinct nivelul agregat al consumului energetic rezidențial aferent consumatorilor vulnerabili din total consum energetic rezidențial. Borderoul este certificat si de primar, după primirea de la furnizorul de energie termică.